Manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi

Il Manuale di gestione dunque è l’insieme delle regole e delle procedure stabilite da un produttore d’archivio per formare, gestire e conservare i propri documenti. La necessità di razionalizzare e normalizzare la gestione dei documenti nell’ambito del Comune di Lucca è senza dubbio un’operazione fondamentale, funzionale al miglioramento dell’organizzazione e alla fruizione del patrimonio di informazioni prodotto

Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di registrazione a protocollo della corrispondenza in ingresso, in uscita e di quella interna; inoltre elenca le ulteriori funzionalità disponibili nel sistema, finalizzate alla gestione di particolari tipi di documenti, alla pubblicità legale degli atti e dei documenti nelle modalità previste dalla normativa vigente ed alla acquisizione e gestione di documenti redatti mediante i moduli e formulari disponibili sul portale
istituzionale del Comune di Lucca.
Il protocollo informatico ed il sistema di gestione documentale costituiscono il fulcro della struttura tecnologica ed organizzativa dell'Ente con riferimento alla gestione dei documenti, dei flussi documentali, dei processi e dei procedimenti amministrativi, nel rispetto della normativa vigente. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento.
La gestione e la conservazione hanno come obiettivo la tutela dei documenti nel loro valore giuridico probatorio, mantenendone l'integrità e affidabilità e la valorizzazione finalizzata alla fruibilità a scopi storici delle informazioni e dei dati contenuti nei documenti.